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2020年6月“寻找下一个采购热点”系列回顾一 | 采购合规与反腐败

来源:足球竞猜直播 发布时间:2020-08-27       点击数:145

王珏

柏盈律师事务所 创始合伙人



本次分享的题目是采购合规当中的反舞弊,会通过分析近期办理的采购舞弊案件,来跟大家分享采购业务当中如何通过内部控制体系来控制舞弊行为。


案例分享


首先说跟大家说一下这个案例,这个案例是国内比较知名的汽车控股集团来办理的,案例如下:某汽车控股集团旗下的子公司,2018年为所经营的汽车4s店防晒贴膜供货进行公开招标,公开招标一共是两家4s店的防晒贴膜,A、B、C、D、E五家公司投标,经资质审核之后,abc三家公司入围,参加入围公司经过三轮投标后a公司中标。2019年集团公司在审计的时候发现a公司中标的防晒贴膜的价格高于市场同类商品的一倍。后这个案件转由集团合规部进行调查,集团合规部在调查当中发现a公司成立于投标前三个月,投标项目是这家公司的第一单业务,a公司的法定代表人曾经担任发标公司采购部的高级管理人员,而且在合同履行过程中,a公司所供货的防晒贴膜多次出现质量问题,但子公司在处理质量问题的方式,就是要求a公司进行换货,并没有追究其合同违约的责任。


后来这个案件转到我们的团队手里,接手之后对整个案件的招标文件以及在合同履行过程中的所有文件进行梳理后,发现目标入围的b公司报价以及投标过程中的报价都存在很大的问题。我们就与 b公司进行了联系,经过与b公司的沟通, b公司的负责人承认公司参与投标是应a公司负责人的请求,a公司承担了b公司的保证金。调查中还发现 a公司还是集团其他下属子公司的多个产品的供应商,a公司的负责人与发标公司中多部门多人存在资金往来,甚至与汽车集团的高级管理人员也有同样的资金往来。


从这个案件当中发现并分析了得出:内部控制疲软、内控监督机制失灵是本案发生的重要原因。


我们来梳理一下,两家子公司在采购管理中存在以下几个管理上的漏洞:


首先是供应商准入制度不完善,其实这个汽车控股集团作为一家上市公司,内控措施做得还是相当不错的,同国内绝大多数的私营企业相比还是做得非常的完善,但是子公司对于集团公司而言就没有那么完善了。


在这里可以看到供应商准入制度不完善,a公司的负责人是子公司采购部门的前管理人员与子公司以及集团公司的人员有良好的关系。这种前员工为前东家提供服务,是非常危险的,因为这种关系非常容易产生舞弊。而在子公司或集团公司对于供应商资质的要求当中并没有相关的规定,对前员工比如说对前员工的回避制度,或者是对前员工成为供应商,有没有特别的监督制度要求等。 


因为没有这些要求,所以导致了a公司的负责人,作为前任的采购部高级管理人员作为供应商准入,那么就给舞弊的产生埋下了伏笔,或者是创造了机会。


第二就是供应商准入审查不严,致使不合格供应商中标。那么a公司在从注册成立到中标的时间不超过半年,按照正常的集团要求,供应商的资质应当是超过两年甚至三年,重要的是需要提供的资质更多,并且在业内有良好声誉,而且有做过同类的供应商,或者是合格的代理商要求。但是很显然这个供应商从成立到中标不过半年的时间,而且中标的项目是供应商的第一单业务。应该可以这样讲,这个供应商实际上是不符合集团要求入围供应商的标准,但是子公司在供应商准入的时候并没有对其进行严格的审查。


第三个漏洞是采购策划中对于产品技术要求不明确。因为防晒贴膜是非标产品,而在招标过程当中,发票单位对于防晒膜的技术要求写明并不十分,从整体上看来似乎不知道是技术上的问题,还是故意这样写的,但是在标识当中显示对采购、对技术的要求并不是十分明确。


因为在采购业务当中,比价议价这个环节,从我们的调查中来看,虽然有规定要进行比价议价,但由于这个是非标产品,比价议价是存在一定的难度,所以事实上入围的这几家,应该说b公司除了a公司之外,b公司和c公司都是集团的或者是汽车子公司的长期供应商,所以他们也是没有进行正常的比价,就比价也是流于了形式。


另外在招标的环节对于明显的反差情况重视不够,在招标中存在串标、围标的情况,招标部门并没有对参与投标的企业投标情况进行了解;因为这个案件在招标过程当中一共进行了三轮报价,但是在三轮报价当中,b公司和c公司的报价均存在产品与价格明显不相匹配的情况,也就是说产品质量和它的价格是不相匹配的,产品质量低,但价格虚高,所以三家入围公司当中a公司的报价就显得更为合理,从而也导致了a公司的直接入围。但是这种互相匹配的情况下,不相匹配的情况并没有引起招标部门的重视。


最后一个问题就是漏洞发现问题非常不及时,在产品的使用过程当中发现存在质量问题,生产部门问题反映后并没有并没有得到重视,也没有进行有效的跟进,最终只是进行了换货。后来在案发之后,这个问题才提了出来,但最终因为已经错过了最佳的违约责任,所以只是在后续的货款结算时与供应商进行了部分的货款核对。



最任性的采购


什么是最任性的采购?在企业当中有两大利润来源,一是销售业务,一个是采购业务,在我们所10多年所处理的涉及商业腐败的案件当中,这两个部门是重灾区,特别是涉及采购部门和销售部门的,占了全部舞弊案件的80%,而采单端是采购部门就占了50%以上。采购部门为什么会有这么多,因为它涉及到的权利是最多的。采购业务主要是围绕供方资源管理,采购定价和供方选择采购这几个方面执行开展的。作为企业内部业务链条最长的采购部门,它涉及了采购权、采购审批权、采购标的放行权、标的的检验计量、全采购资金的支付权以及关键招标投标信息等各方面权利,是最任性的权利。


那么根据经验,在整个采购流程当中,3个方面、7个环节是舞弊行为多发的关键。整理下来就是在3个方面、7个环节上出现舞弊的行为或者舞弊的手段有200种以上,为什么采购环境中最容易出现舞弊的情况? 




舞弊三角理论


我们先来看看舞弊是如何发生的。知道了舞弊发生的理论和缘由,才能考虑如何有针对性的去控制舞弊的发生。现在对于舞弊的理论而言,比较流行的是这个理论叫舞弊三角论,企业舞弊的原因是由机会、压力和自我合理化三个要素组成,这三个要素也是美国最新的反舞弊准则,提醒会计师应当关注舞弊产生的主要条件。舞弊三角论在目前为止,在当下理论界是对于舞弊最权威的解读。


解释一下三角论首先是压力要素,压力要素是企业当中舞弊行为人或舞弊者的行为动机,也就是产生商业腐败的行为动机,刺激个人为自身的利益而进行舞弊的压力。大体上分为4类:第一类是经济压力,第二位是恶癖的压力,第三是与工作相关的压力和其他的压力。压力要素通常会有比如说经济上的压力,但是在去年的2019年上海发生的舞弊案件当中,就有某个银行的会计侵占了公司1.9个亿的资产,其实她并不是出于压力,而是出于自己的一个理想。因为她是一个家境非常丰厚的女孩子,只是想来更好的实现理想,证实自己的能力,所以就挪用了银行的资金1.9个亿。


机会要素是指可以进行企业舞弊行为,而又能掩盖起来不被发现或者逃避惩罚的时机。一般情况下能够产生机会要素有这么几种情况:一个是缺乏发现舞弊行为的内部控制,也就是内部控制的缺陷,导致没有办法发现舞弊行为。


第二,是无法判断工作质量,当你工作质量无法判断的时候,舞弊情况就会发生了。


第三,比如说刚刚前面举个例子,就是非标产品,非标产品可能在质量判断上或者是其他的询价当中不太容易掌握,所以就会产生舞弊。另外是缺乏惩罚措施。还有信息不对称,其他的是能力不足或审计制度不健全,会导致成为舞弊产生的机会。


第三个方面叫做自我合理化,其实也是借口,借口就是自我合理化。那么借口实际上是道德层面的,也就是说在知晓舞弊行为是违法违规的前提下说服自己,将自己的行为合理化,并最终完成了整个舞弊行为。这种自我合理化,比如说从人情上来讲,我帮朋友或者是我只是暂时借用了,别人都贪我也贪了。


其实这样的理由、借口、自我合理化的过程,在面临压力获得机会,那么有了借口之后,这三个要素同时具备,那舞弊行为必然会产生,缺一项要素都不可能真正的形成舞弊行为。要达成反舞弊的目的,简单说来就是反其道而行之,控制住三个要点。其中压力与自我合理化为员工自我因素,那么作为企业方则是更多的应减少或消灭舞弊机会。



反舞弊之三种武器


这个是在舞弊案件中,在工作经验当中总结出来的反舞弊三种武器,这三种武器其实是三个方面,对应三角理论的三个方面、三个层次。


第一个是法律法规,法律法规的目的是使人是使之不敢,职业道德是使之不愿,内部控制是使之不能。


其中使之不敢,并不是我们能够控制得了的,因为这个是一个外部因素,法律不是企业制定的,但是企业可以做到什么?让员工知法,知法才能守法。


很多时候员工可能只知道拿了回扣帮个忙,他们认为并不是多大的事情,但不知道这些行为可能很多时候已经触犯了法律,甚至达到了犯罪的程度。那么在企业当中对员工的普法教育是不可避免的,当员工对法规或者是对法律法规有了敬畏之心,会知道如果这种行为会触犯法律,甚至会被判刑,那么就会对舞弊行为不敢去做这件事情。


职业道德是使之不愿。使之不愿是思想层面的,也是说要提升员工的思想意识和道德水准,从而减少舞弊的行为。但是人是最大的风险,不是不能犯罪,只不过是利益不足罢了。所以职业道德这一块,我们说你永远叫不醒一个装睡的人。那么也就是说他如果想做的话,即使你有再好的职业道德教育他也会继续做,或者他有一定的道德教育,但是如果利益足够大的话,他也可能会去做,所以这一点也不是在企业层面能够真真正正控制得了的。


对于人的职业道德这一部分,企业可以做的是加强职业道德教育,真正能够企业控制的因素,只有内部控制。就是建立健全和完善企业的内部控制体系,完善监督的机制,杜绝员工舞弊的机会。


那么这三种武器,要达到一个很好的反舞弊效果,首先企业应当有一个完善的内部控制体系,并且防范舞弊的控制措施、手段和反舞弊的文化贯穿在内控体系的各个环节。


内控 制衡


那么问题来了,怎么控制?


刚刚说反腐败的核心在于内控,内控就是要有一个完善的内部控制体系。那么内部控制体系如何建立?它的核心在于哪里呢?内部控制的核心在于制衡,怎么样做之后怎么样去做制衡,怎么样去控制?现在对于企业的内部控制一般通过两种方面:会计控制和管理控制,那么这两种方式是企业内部控制的主要渠道和方法。


什么是会计控制呢?会计控制主要是通过对资金活动的监督调整的方法和手段来进行控制,利用会计信息对资金运动进行监督和控制。会计控制的主体是会计部门,以及利用会计信息对资金活动进行控制的和其他的决策部门。


那么管理控制是什么?管理控制是指管理者影响组织中其他成员以实现组织战略的过程,定义会比较的生涩。那么简单来说,管理控制、定制度、走流程,控制的方法有哪些?现在目前为止通过管理控制有很多种方法,比如说不相容职务,不相容职务分离的控制,那就是指两个不相容的职务一定要分开,比如说会计和出纳,采购人员和采购审批人员不能放在同一个人,采购与验收这两个职权不能由同一个人来行使,还有询价与确定供应商也不能由同一个人来做,一定要分别来做。所以这个就是制衡的理论。


再比如说通过控制流程,进入到审批的流程或者是报销的流程,因为由不同的人来进行、不同的审核权限从而达到制衡的目的。还有方法,比如说授权分常规授权和临时授权,那么在授权当中怎么样进行控制,想想控制的手段需要跟企业的运营情况相挂钩,其他的还包括接触控制,一般包括商业秘密的方面,会有接触的控制。另外效率和效益的控制、绩效的控制,还有行为上的控制,还有实务上的控制以及审计的控制。


那么在内控体系中,审计控制其实是一个比较重要的环节。很多中小型的企业并没有设立自己的审计部门,所以业务当中缺少了监督的机构,就会缺少一部分的制衡。内部控制体系应当包括或者是涵盖至少不下于以下的18个业务条线。这18个业务条线是财政部发出来的,财政部在给央企的内部控制的指导,指导意见当中就包含了这18个业务条件。





内部控制体系覆盖的应包括但不限于如下业务条线:


组织架构、人力资源、人力资源、销售业务、企业文化、 资金活动、采购业务、资产管理、全面预算、信息系统、合同管理、工程项目、财务报告、发展战略、业务外包、研究与开发、担保业务、内部信息传递





作为民营企业我认为也可以借鉴这18个业务条件,财政部的内部控制指引在网上大家都可以看得到,如果有兴趣的话,也可以看看这些业务条件。但是我认为特别在现在的环境当中,因为企业的特点不同,会有不同的侧重,比如说互联网企业是不是互联网的合规,还有一些其他方面的跟互联网企业特别关联的业务条件需要来进行特殊的控制。再比如说如果是一个高科技的企业,那么你对商业秘密、知识产权就会有特别的控制手段,或者是你的内部控制体系,应该包括了知识产权在里面,是这样的一个情况。



反舞弊合规体系

建设“拖拉机”


接下来想给大家分享一下,在处理过这么多的案件和处理过这么多案例之后,给大家总结了一个反舞弊合规体系建设的拖拉机方法,拖拉机这个方法比较类似于打扑克当中的拖拉机,112233是拖拉机的形式,所以我就命名了合规体系建设拖拉机的方法。拖拉机的方法一般是包括两个1、两个2、两个3,两个1就是指一个支持一个文化,两个2是两个维度两个方面,两个3就是三个层次,三个制度。


01

一个支持 一个文化

给大家简单的说一下。两个1是一个支持,一个文化,一个支持就是一个老大支持。老大支持其实是非常重要的,内部控制体系实际上是企业领导人管控企业意志的集中体现,他的内部控制效果直接反映了企业领导人的掌控能力和下属员工的执行能力。就是说老大在上面的那个人有什么喜好,会有什么指示,下面的人一定会非常的尊崇,或者甚至比老大做的更好或更厉害。所以在这个方面我们的经验就是,如果一个企业想要建立很好的反舞弊文化,如果老大没有这个意识或老大认为没所谓,商业道德对于很多企业家会认为,你不用一点不收,不送一点好处,不收一点回扣,可能大家这个业务做不下来。其实老大的这种行为会影响下面员工的意识,当你做的大了,你成为发标方的时候,那么你所做过的事情会在你的身上出现。


一个文化就是建立商务企业文化,其实不论是老大的支持,还是建立企业反舞弊的文化,回过头来都是舞弊三角当中的自我合理化就是借口的要素。道德层面其实是从通过企业建立企业文化,使企业员工在头脑意识当中产生一个有商业道德的文化意识。有这样的道德底线,同时也形成一个对舞弊行为零容忍的企业文化。

刚才也说了舞弊的三种武器之一就是职业道德和法律法规,在对企业文化当中有所体现的。


02

两个维度 两个方面

两个维度是自上而下、自下而上,指的是舞弊的风险、合规风险的识别、风险管理体系、内控管理体系的建设应该怎么样做;风险的识别一定是自下而上的,制度的建设一定是自上而下的,执行也是自上而下的。


为什么说风险识别一定自下而上?是因为在基层的员工是最了解企业制度当中存在哪些的风险点,哪些是有可能出现舞弊的情况,风险的识别一定要自下而上,这样的话你的风险识别才能识别的全面。否则从上到下的话,很多因为在上面的老大或者是上面的中层管理人员并不了解下面的情况怎么样,会导致风险识别的不够全面,如果风险识别的不够全面,你的控制措施也很显然会做的不到位。


两个方面指的是内部体系建设和外部资源氛围建设,一个是内部要形成内部控制体系,要把反舞弊的相关要素贯穿到整个内部控制当中。另外在企业外部也要建立一个对舞弊行为零容忍的氛围,同时还要使商业道德成为约束外部经销商的常态。


03

三个层面 三个制度

三个层面是指在内控的反舞弊制度体系建设当中或者反舞弊的执行当中,这三个层面一定要分别对待,因为三个层次分成三个不同的人员,不同层次的人员,那么对三个不同层次的人员都会有不同的要求。


比如说决策层,是指公司的股东层面和高级管理人员CEO这个层面,因为他们涉及到的是公司最顶层战略。那么为什么说决策层对反腐败有这么好的影响?其实舞弊是一个大的概念,那么说广义的舞弊不仅仅包括了腐败行为,还包括了一些会计的造假、财务报表的粉饰,这都属于舞弊行为。所有的舞弊行为很多都是由决策层人员造成的,比如说公司的股权价格不合理,存在股权高度集中或者股权过度分散。这种情况都会对于舞弊行为的发生起到推动的作用。


比如说这种情况在家族管理的私营企业中出现的比较多,特别是大股东股权集中在一个家族或某一两个人身上的时候,这种舞弊的行为会发生特别多。


另外就是执行层,执行层面就是加强内部控制,完善机制。内部控制就是说内部控制体系,因为执行层面绝大多数是中层管理人员,管理人员他们掌握的是什么?他们掌握的是各种各样的审批权限,而对权力的制衡和对权力的制约,是减少舞弊和进行控制的重要手段。一定要完善建立内部控制体系,并且完善各种各样的机制,从而减少舞弊行为的发生或者舞弊的机会。


员工层面,员工通常来讲是属于基层的人员,那么基层人员的舞弊情况也不是不能发生。他们虽然没有权利,但他们其实在执行过程当中是容易产生舞弊的。举个例子,就是我们曾经为一个奶粉企业处理一个舞弊案件,就是奶粉企业每一段时间都会有一瓶奶粉去送检,送检的过程当中,商检质检部门抽检不是说只抽一两罐,他是要求你送的时候送一批,然后他在一批当中进行抽样,一两罐或两三罐,剩余的让你返回来。但是这个企业在送检的奶粉,剩余产品回来的时候没有进行监控,所以两个司机就把剩余的检验抽样过后的奶粉侵占卖出去了,所以基层的员工也是有舞弊行为的机会。


对基层员工从舞弊三角当中就要减少压力,因为基层员工通常来讲经济压力会比较大。很多时候对于员工经济心理两方面的要求,企业可能在这方面要更多的关注,比如说要设立一些提升员工技能的提升班,尽量减少加班;在企业当中设置一个互助的组织,一旦某个员工遇到问题的时候,或者遇到经济困难的时候,可以通过互助来进行。


另外建议有一个强制的年休假制度,年休假的制度非常好。当员工长期在一个岗位当中,短期的年休假制度会使其他的人进入到接手员工的工作,但在他接手其他员工工作的时候,就会对他原来的工作有监督和实施的过程,一旦员工有舞弊的情况发生,那么接手的员工可能有些会发现,这也是减少舞弊行为的一种方式。


三个制度是外部反舞弊的良性环境、外部审计制度、外部反舞弊资源。为什么用这三个制度呢?一般情况下央企、国企或者大型企业的供应商,在跟这些企业签合同的时候,一般都会有阳光采购的声明或者是承诺,这个其实就是这种外部反舞弊或者外部道德合规的良性环境的运营措施。


在这部分通常会建议确立反舞弊和外部供应商,去建立反舞弊当中要体现在各个方面,比如说在合同条款当中明确约定商业道德合规,如果商业道德不合规,会有违约金的条款。另外还有廉洁承诺书,要承诺遵守商业道德,一旦有商业舞弊情况的发生,要承诺支持调查提供证据,然后必须要承担承诺,承担违约责任等这样的措施。这样会使得外部的经销商有一个良好的商业道德管理环境。


外部审计制度其实是我们非常建议,特别是对于大型的企业,企业一定要设置内部审计部门。但是内部审计部门有它的局限性,比如说内审部门有的时候审的是内部的老大,甚至是像我们出的案件当中,内审的人员审的是自己的顶头上司。这个时候其实很多时候是不可能把审计做得非常完好的,所以这个时候外部的审计制度或者机构就变得非常的重要。他们会有一个更客观的结论出来,所以外部审计制度建议大型的企业、中大型的企业都定期和不定期的进行一部分外部审计。这种审计并不仅仅包括财务上的审计,也包括内控方面的审计、管理审计,这样的话会对整个企业的道德、商业道德合规会有很好的制约作用。


另外我们建议一定要借鉴于外部反舞弊的资源,企业内部并不是都会设立反舞弊的调查人员或反舞弊的案件处理人员,很多时候是反舞弊是由内部审计人员或者是财务部下面的审计,或者是只属于管理层或者是董事会的审计部门来对舞弊行为进行查处。


但是应该说对于反腐败案件的查处人员,他的素质和综合能力要求还是比较高的。目前为止国内大型的企业,比如说大疆也好,京东也好,腾讯阿里也好,很多反舞弊的内部调查人员都是警方的资源,由此可见首先要求这些人员是法律的专家,有些部门人员是刑侦的专家、调查的专家,所以很多这种能力并不是内部的人员能够完全应付得了的,或者是能够承担得了的。那么在这种情况下,当我们不能够去拥有一个完整的内部调查团队或者内部调查人员的时候,那么借助于外部的反舞弊资源就变得非常重要了。